《资金集中管理信息系统的构建与应用》

发布日期: 所属栏目: 经济管理

摘要: 通过对淄矿集团资金管理的需求分析,以建设具有高水准的资金集中管理系统,达到对资金的监控和运营,防范资金风险,提高资金效益为目的。针对淄矿集团的实际情况,推出了资金集中管理信息系统解决方案。

关键词: 资金管理 信息系统 银企直连 集中管理

据统计,世界500强企业集团中已实现资金集中管理的集团占80%以上。如何既能保障生产经营的资金需求,又要确保资金安全、发挥资金规模优势、降低资金结算成本、提高资金使用效益,成为资金管理的重要内容。实践证明,资金的集中管理是一条有效的途径。企业集团必须不断创新资金管理模式,借助计算机信息网络技术等现代化手段对企业资金进行筹集运营,强化集团资金的集中管理,疏通资金流转环节,提高企业经济效益。

一、淄矿集团资金集中管理的现状调研

自上世纪90年代起,淄矿集团公司为强化资金管理,减少资金沉淀,成立了资金结算中心,撤消了二级单位外部银行帐户、成立结算中心一系列措施,实行了“货币资金收支两条线”制度。这些措施在加强资金集中管理、杜绝资金体外循环、缓解支付压力和加速资金周转等方面取得了显著效果。但随着企业法人治理结构的不断完善、走出去战略的实施以及信息技术的发展,原技术条件下的资金管理模式已不能满足跨区域、网络化、信息化管理的要求,突出表现在:一是资金信息反馈滞后,只能通过事后的报表信息掌握;二是信息反馈滞后造成资金调度效率较低,暂时闲置的沉淀资金不能充分盘活;三是结算手段落后,上交下拨对外支付靠手工填制单据;四是财务协同效应发挥不充分,与账务处理系统不联接,不能直接实现以资金控制业务。为解决上述问题,淄矿集团公司以财务信息系统建设为契机结合先进的信息技术及时调整资金管理模式,积极构建资金管控信息化平台。

二、资金集中管理信息系统的研究与实践过程

淄矿集团借助信息化搭建统一的资金管理平台,目的是实现对集团内资金业务统一规划和业务处理的标准化,实现对下属企业的资金集中管理,实现对所属单位的有效管理,提高效益效率、降低成本、防范风险。

(一)统一规划账户体系

账户的统一管理,是实现资金集中管理的先决条件。因此,必须在新的资金系统内打造集团公司统一的账户体系。新的管理模式下实行账户开立报备制,建立账户信息维护常态机制,集团公司所属单位开立账户必须经集团公司备案审批后方可开设,开设账户只能在规定用途内使用,所有开设账户均纳入资金管理系统账户管理范畴,接受集团公司统一规划,建立层级关系,开设的所有外部账户均由集团公司结算中心控制,分层管理。各所属成员单位开设的账户严格区分收入户、支出户、专用账户,不同性质的账户之间不能串用。资金的归集与下拨严格按照账户性质进行,所有收入归集到集团公司结算中心指定收入账户,所有的支出要通过集团结算中心支出账户根据预算拨付进行。专用账户日常余额为零,需支付时根据预算由结算中心根据预算拨付后支付。

(二)统一预算管理

为确保淄矿集团公司各项资金的安全和高效运用,更好地规划、控制、监督资金的运作,提高资金使用效率,防范资金风险,淄矿集团公司将所属22家单位企业纳入到资金预算系统,各成员单位在全年资金预算的基础上于每月2号前合理预计本单位资金收支情况,编制月度资金预算表。预算表编制完毕并通过审核后作为该单位的月度收支依据。

资金预算编制、上报、审批、考核、分析全过程通过预算系统实现,集团公司各成员单位的资金都在集团结算中心的统一监控中,各成员单位的支出均是每月报预算,经集团公司审批同意后在预算额度内支付,单笔金额50万元以上的支出需要单独上报审批。集团公司正式批准的资金预算,在预算期内一般不予调整。在资金预算执行过程中,如因实际情况变化或遇重大特殊情况确需对资金预算进行调整或追加,可以调整预算,但要严格按照逐项申报、逐项审批的制度规定,由各成员单位提出申请,集团公司财务部汇总提出调整意见,分管领导审批。

预算管理系统明确了资金支出审批方式程序和责任,使审批人在授权范围内履行职责。集团公司结算中心按收支两条线模式、按资金项目对支付明细实现预算控制,这样资金的支出基本是在集团公司的统筹中,能够使企业自上而下,从集团公司到成员单位、到客户都能够清楚“钱从哪里来,花到哪里去”,用好每一分钱。这对集团公司整体的资金运作提供强有力的支持。

(三)统一结算管理,实现银企直连

淄矿集团公司之前使用的网上银行结算方式还不能完全解决财务信息与银行账务信息的一致性问题。集团公司通过提供ERP系统的支持, 银行配合集团公司ERP系统进行接口的接入,实现银企直连结算业务。银企直联有机联接了企业财务系统和银行业务处理系统,整合了双方的系统资源,解决了长期困扰企业的银企账务信息不一致问题,为企业财务决策提供实时、准确、全面的账务信息支持。

银企直联就是企业在集团公司内部建立自己的资金管理系统,通过数据接口将内部资金管理系统与商业银行核心系统、网上银行或者现金管理平台实现联接。企业在财务系统界面通过银企直联系统就能实现实时账户信息查询、明细查询、自动转账、交易查询等功能,并且交易的实时性和方便性得到大幅提高。“银企直联”建立了银行和企业之间“一对一”服务专属通道。淄矿集团公司在实地调研和借鉴其他企业集团应用经验的基础上,选取业务比较集中,系统比较完善的中、农、工、建四大国有银行建立银企直联体系,保障资金业务信息获取的及时性和准确性,达到账务信息银企同步。截至到2013年12月31日,淄矿集团使用银企直联监控和管理的银行账户已经达到 65个,整个集团公司实现集团公司统一支付,分公司支付集团公司监控,实现了同城、异地汇款、跨行支付。

(四)统一票据管理

承兑汇票与银行存款、现金、有价证券等相同,是企业货币资金的一部分,必须管好、用好。淄矿集团公司对票据采用票据信息全部集中管理模式。集团公司及所有成员单位的每一张票据,从票据流入集团公司开始,必须通过资金管理信息系统实现对票据的登记入库,全过程监督该票据从收票到在集团内部单位之间的转让、调剂、再到被转让出集团公司或到期收款等业务处理的集中式一体化管理,并在各类数据的基础上形成各种统计结果和分析报表,对整个集团公司的票据业务信息进行全面管理,为集团公司提供业务管理与监控分析的平台,从而规范了承兑汇票的收支,也严格资金预算的执行。

三、资金集中管理信息系统运行效果

淄矿集团公司在前期银行账户梳理、授权等一系列准备工作的基础上,资金管理信息系统于2012年4月1日正式上线运行,资金管理信息系统启动两年以来,经过与浪潮软件公司、各开户银行之间的不断沟通、协调,系统得到不断改进、完善,目前总体运行情况良好,取得了预期运行效果。按行政隶属关系划分,有包括集团公司本部在内的22个单位使用了资金集中管理信息系统,取得了良好的运行效果。

(一)强化了账户管理

资金集中管理信息系统运行后结合账户开立报备审批制度的实施,统一了进行网上银行结算的中、农、工、建四大国有银行,把一些闲散资金、休眠资金都清理出来,集中到集团结算中心,实现对成员单位账户的有效监管。

(二)提高了资金周转率

由于实行集中开户,资金集中在集团结算中心账户上,成员单位只是一个账户上的资金划拨,使货币资金的周转率加快,货币资金最佳持有量减少,货币资金使用效率明显提高,账户存款直接占用减少提高了资金周转率。

(三)提高了资金集中度

资金集中管理信息系统运行后,在资金运作方面,所有纳入资金集中管理信息化系统的成员单位39个收入账户的资金实现了定时上划,所有收入都即时自动上收至集团公司结算中心资金池。2013年末集团公司成员单位在集团结算中心的资金集中度达到了98%。所有上线单位在中、农、工、建四大国有银行的111 个外部银行账户及51个内部账户均能实现余额实时查询;各成员单位所有支出均在统一在四大银企直连银行集中办理。支出账户基本都能实现联动支付,保证了上线单位内外部日常资金结算业务的需要。

(四)提高了结算效率

资金集中管理信息系统运行后,对外付款更加快捷、安全、省时省力。以前客户需要从集团公司下属单位财务科拿到付款单据后,到集团结算中心办理转账支票或银行汇票,再到外部银行将转账支票或银行汇票存到自己账户。现在支付全部通过“银行—企业”的模式,各成员单位通过网上发起付款流程,只需把准确无误的付款单和汇款账号、开户行名称填写到付款申请单就可以通过集团公司结算中心办理转账汇款。对外付款业务申请通过后,直接由集团结算中心通过银企直连将款项打到客户的账户上。而集团公司资金的集中收付也带来银行对集团公司结算成本的打包收费,大大节省了多层次的手续费支出。

(五)加强了风险管控

资金集中管理信息系统运行后,一方面通过资金预算,加强了资金业务的过程控制。在资金业务的集中管理过程中,通过对关键业务(如大额资金对外支付等)进行过程审批和计划控制,使集团公司可以通过资金计划合理规划整个集团公司的资金头寸,并通过网上审批、预算控制等手段实现对关键业务的事中控制。另一方面,集团公司统一资金核算平台,实行资金数据集中管理存放,通过资金业务规范化、标准化,在资金业务流转过程中实行分岗位、分额度、分级网上审批,通过资金业务分级分层次管理,降低了资金风险。

企业管理以财务管理为中心,财务管理以资金管理为中心。资金管理信息系统是集团公司打造“数字淄矿”的重点项目,资金管理信息系统的成功实施,为淄矿集团大幅度提高资金管理水平提供了可靠的信息技术基础,为淄矿集团再次成为全国企业500强之列的战略目标保驾护航。

 

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